JEMBER – Dalam komitmen nyata mendukung pembangunan Zona Integritas dan mewujudkan pelayanan prima bagi civitas akademika, Fakultas Keperawatan Universitas Jember menggelar Weekly Friday Habit Series (#WFH Series) 2.1 dengan tema Fundamental Administrasi dan Tata Kelola, yakni Manajemen Kearsipan Modern yang mencakup Sistem, Klasifikasi, serta Digitalisasi. Kegiatan yang berlangsung melalui Zoom Meeting ini dihadiri oleh seluruh tenaga kependidikan fakultas pada Jumat (12/6/2026). Acara ini menjadi langkah strategis dalam akselerasi transformasi kualitas layanan tenaga kependidikan menuju Professional Education Support yang berlandaskan pada prinsip Zona Integritas, inovasi digital, dan keunggulan pelayanan.
Wakil Dekan II Fakultas Keperawatan Universitas Jember, Ns. Nurfika Asmaningrum, S.Kep., M.Kep., Ph.D., dalam paparannya menegaskan bahwa tata kelola kearsipan yang transparan dan akuntabel merupakan fondasi utama dalam pembangunan Zona Integritas. Ia menjelaskan bahwa kearsipan di tingkat fakultas pada prinsipnya harus mengikuti ketentuan kearsipan nasional yang diatur dalam Arsip Nasional Republik Indonesia, terutama berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan serta peraturan internal perguruan tinggi. Ns. Nurfika menekankan prinsip utama bahwa arsip yang baik bukanlah arsip yang menumpuk dan banyak disimpan, melainkan arsip yang mudah ditemukan, terpelihara dengan baik, dan dapat dipertanggungjawabkan. Kecepatan dan ketepatan dalam menyediakan informasi arsip ini pula yang menjadi wujud nyata pelayanan prima kepada mahasiswa, dosen, maupun mitra eksternal.
Lebih lanjut, Ns. Nurfika menguraikan berbagai jenis arsip yang dikelola di tingkat fakultas yang meliputi arsip akademik seperti surat keputusan dekan, kurikulum, dokumen akreditasi, data mahasiswa, berita acara ujian, nilai mahasiswa, hingga skripsi, tesis, dan disertasi. Selain itu, terdapat arsip kepegawaian yang memuat data dosen dan tenaga kependidikan, surat keputusan pengangkatan, kenaikan pangkat, serta sertifikasi dosen. Fakultas juga mengelola arsip keuangan yang terdiri dari Rencana Kerja dan Anggaran, Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran, surat pertanggungjawaban kegiatan, bukti pembayaran, dan laporan keuangan. Tidak ketinggalan, arsip kerja sama dan kemahasiswaan yang mencakup nota kesepahaman, data organisasi mahasiswa, proposal, dan laporan kegiatan, serta arsip penelitian dan pengabdian yang meliputi proposal, kontrak, laporan akhir, hingga hak kekayaan intelektual dan paten.
Nurfika kemudian memaparkan siklus pengelolaan arsip di fakultas yang terdiri dari tahapan penciptaan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan, hingga penyusutan. Pada tahap penyusutan, arsip dapat dimusnahkan setelah masa retensi berakhir atau disimpan secara permanen apabila memiliki nilai sejarah. Menghadapi era digitalisasi yang menuntut pelayanan prima berbasis teknologi, Nurfika juga menekankan pentingnya penerapan tata naskah dinas elektronik, sistem informasi kearsipan, tanda tangan elektronik tersertifikasi, penyimpanan berbasis cloud atau server institusi, serta backup berkala. Ia menambahkan bahwa digitalisasi tidak hanya sekadar memindai dokumen, karena arsip digital harus memiliki metadata, klasifikasi, retensi, hak akses, serta sistem keamanan yang memadai untuk menjamin integritas data.
Melengkapi paparan tersebut, pemateri kedua yaitu Citra Puspita Anggreini Endah Cahyani, S.E., Arsiparis Ahli Pertama dari Biro Keuangan dan Umum Universitas Jember, memaparkan materi mendalam tentang pengelolaan arsip dinamis. Citra menjelaskan dasar hukum kearsipan yang melandasi penyelenggaraan administrasi di lingkungan perguruan tinggi, meliputi Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang tersebut, serta Peraturan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Nomor 20 Tahun 2022 tentang penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kemendikbudristek. Ia mendefinisikan arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh berbagai lembaga dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Lebih lanjut, ditekankan pula bahwa tujuan penyelenggaraan kearsipan sangat sejalan dengan prinsip pelayanan prima dan Zona Integritas, yaitu untuk meningkatkan kinerja instansi melalui ketersediaan informasi secara tepat, meningkatkan pengamanan arsip, memberikan jaminan kepastian hukum, meningkatkan efisiensi pengelolaan melalui penyusutan yang teratur, serta menyelamatkan arsip statis untuk pertanggungjawaban nasional. Oleh narasumber juga dipaparkan panduan praktis mengenai jadwal retensi arsip, di mana surat undangan biasa memiliki masa retensi satu hingga dua tahun, surat menyurat administrasi selama dua hingga lima tahun, dan dokumen kegiatan selama tiga hingga lima tahun. Sementara itu, dokumen keuangan memiliki masa retensi lima hingga sepuluh tahun, arsip kepegawaian disimpan hingga pegawai pensiun ditambah beberapa tahun, dan data mahasiswa disimpan selama masa aktif hingga setelah lulus. Untuk nilai mahasiswa, ijazah, transkrip, surat keputusan pimpinan, serta dokumen pendirian fakultas wajib disimpan secara permanen.
Tahapan praktis pengelolaan arsip juga diuraikan secara komprehensif, dimulai dari penciptaan arsip berdasarkan Peraturan Menteri Diktisaintek Nomor 42 Tahun 2025 tentang Tata Naskah Dinas, yang mencakup pembuatan dan penerimaan arsip. Proses ini dilanjutkan dengan pemberkasan arsip menggunakan sistem penataan terstruktur, penggunaan arsip melalui mekanisme akses yang jelas, pemeliharaan melalui upaya preservasi, hingga penataan dan penyimpanan yang efisien. Tahapan selanjutnya adalah penyusutan arsip yang mencakup pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip statis, serta alih media arsip dari fisik ke digital, yang bermuara pada pengelolaan arsip secara digital melalui implementasi sistem informasi kearsipan modern.
Kegiatan yang dipandu oleh moderator Ns. Wardatus Sholihah, M.Kep., Sp.Kep.An. ini berlangsung sangat interaktif dengan diskusi yang hidup. Para peserta antusias mengajukan pertanyaan terkait implementasi praktis sistem kearsipan modern di unit kerja masing-masing untuk mendukung kelancaran administrasi. Melalui kegiatan ini, Fakultas Keperawatan Universitas Jember menunjukkan komitmen kuatnya untuk terus meningkatkan kualitas tata kelola administrasi dan kearsipan. Langkah ini diharapkan mampu menjadi katalisator dalam mewujudkan pelayanan prima serta memperkuat fondasi pembangunan Zona Integritas di lingkungan fakultas menuju tata kelola pemerintahan yang bersih, transparan, dan akuntabel.
Reporter: Tim Redaksi Website FKEP UNEJ
(#AgroNursing #ZonaIntegritas #PelayananPrima)